09:08 EST Thứ hai, 22/12/2014
CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ MIỀN TRUNG với quan điểm “QUẢN LÝ là NỀN TẢNG KHÁC BIỆT tạo GIÁ TRỊvà phương châm hoạt động “TẬN TÂM, TẬN TỤY, TẬN TÌNH”

TIN HOẠT ĐỘNG

CÁC LOẠI HÌNH TƯ VẤN

CÁC LOẠI HÌNH ĐÀO TẠO

Liên kết

Hỗ trợ trực tuyến

0908196319
Yahoo  Hỗ trợ trực tuyến
Skype My status

THỐNG KÊ

Đang truy cậpĐang truy cập : 1


Hôm nayHôm nay : 252

Tháng hiện tạiTháng hiện tại : 8308

Tổng lượt truy cậpTổng lượt truy cập : 170159

Trang nhất » Tin hoạt động » Sự kiện & Bình luận

Thư kí ISO – Vai trò và những kĩ năng cần thiết

Thứ ba - 06/08/2013 05:27
Chức danh của Thư ký ISO trong Doanh nghiệp

Chức danh của Thư ký ISO trong Doanh nghiệp

Thư kí ISO là một vị trí công việc đã trở nên quen thuộc đối với các cơ quan, tổ chức đã và đang áp dụng Hệ thống quản lí chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9000. Vậy Thư kí ISO là ai, vị trí của họ ở đâu trong cơ quan, tổ chức, họ làm công việc gì, cần có các kiến thức và năng lực gì để thực hiện công việc của mình? Đây là vấn đề mà các cơ quan cần lưu tâm; bởi nếu không được xem xét và giải quyết một cách thỏa đáng, các vấn đề này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng duy trì một cách có hiệu lực HTQLCL của tổ chức.

Vai trò của thư kí ISO

Thư kí ISO là một vị trí công việc phát sinh cùng với quá trình triển khai áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo ISO 9000 tại các tổ chức, với chức năng giúp việc cho Ban lãnh đạo (Đại diện lãnh đạo về chất lượng – QMR) điều phối, kiểm soát quá trình xây dựng HTQLCL và duy trì, cải tiến HTQLCL. Vai trò quan trọng của Thư ký ISO được thể hiện qua việc hỗ trợ Lãnh đạo và QMR trong các công việc cụ thể theo yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng. Thư ký ISO là người theo dõi các quá trình, tham mưu các đề xuất cải tiến, giúp Lãnh đạo hoạch định Hệ thống quản lý chất lượng, các cuộc đánh giá nội bộ và họp xem xét của Lãnh đạo.

Với các tổ chức hành chính triển khai HTQLCL thì vị trí Thư ký ISO cũng được coi là một vị trí công việc “phát sinh thêm” so với các vị trí công việc tác nghiệp đã được hình thành và củng cố trong quá trình hoạt động của tổ chức. Trong phần lớn các trường hợp, Thư ký ISO không phải là một vị trí chuyên trách mà thường được chỉ định để kiêm nhiệm. Tại các sở, ngành và UBND quận, huyện, Thư ký ISO thường được phân công cho Chánh văn phòng. Đối với các UBND phường, Thư ký ISO là công chức Văn phòng - Thống kê (kiêm Tổ trưởng Tổ tiếp nhận và trả kết quả). Tuy nhiên, sự thay đổi nhân sự thường xuyên ở các bộ phận này dẫn đến việc Thư kí ISO ở các tổ chức thường thay đổi, việc theo dõi hệ thống không được liên tục, thiếu chặt chẽ; nhân sự mới chưa nắm vững các kiến thức về HTQLCL để tham mưu thực hiện. Một số khác lại quá phụ thuộc vào các đơn vị tư vấn nên chưa có sự chủ động trong việc định hướng, lên kế hoạch duy trì, cải tiến HTQLCL của đơn vị mình.

Năng lực cần có của Thư kí ISO

Hiểu biết về ISO 9000 là năng lực cơ bản nhất cần có của một Thư kí ISO. Thư ký ISO phải nắm vững khái niệm chất lượng là gì, các nguyên tắc quản lý chất lượng, các điều khoản của TCVN ISO 9001:2008 và áp dụng các điều khoản này. Từ đó, giúp cho lãnh đạo nhận biết các quá trình chính và quá trình hỗ trợ trong tổ chức. Kết nối các quá trình này tạo thành một Hệ thống quản lý nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra. Xác định các điểm kiểm soát của các quá trình.

Khả năng tổng hợp và năng lực diễn đạt cũng là những yếu tố không thể thiếu. Thư ký ISO (cùng với các phòng chuyên môn) giúp cho Lãnh đạo xác định và phân bổ các nguồn lực cần thiết nhằm vận hành HTQLCL một cách hiệu quả. Trong một số trường hợp, Thư kí ISO là người thay mặt Lãnh đạo và QMR giao tiếp với các đơn vị  trực thuộc về ISO (chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, đánh giá hệ thống v.v.) và có thể với đơn vị bên ngoài.

Kĩ năng cần có của Thư kí ISO

Để hoàn thành vai trò của Thư ký ISO, cán bộ Hệ thống quản lý chất lượng cần được trang bị một số kỹ năng về soạn thảo văn bản, kiểm soát tài liệu, tổ chức triển khai HTQLCL v.v.

- Kỹ năng soạn thảo văn bản đối với Hệ thống quản lý chất lượng: Kỹ năng này phải được đào tạo, trang bị cho Thư ký ISO kiến thức chung về thuật ngữ tiêu chuẩn chất lượng, văn phong, cách thức soạn thảo tài liệu của HTQLCL (Sổ tay chất lượng, quy trình, biểu mẫu, ...).

- Kiểm soát tài liệu, hồ sơ: Đặc trưng của hành chính công là liên tục cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật. Do vậy, việc kiểm soát tài liệu là hết sức quan trọng nhằm tránh sử dụng tài liệu lỗi thời, điều chỉnh phù hợp các quá trình tạo sản phẩm, dịch vụ. Cùng với sự phát triển của khoa học, hiện nay, một số tổ chức, đơn vị đã tiến hành cập nhật, lưu trữ, kiểm soát và sử dụng hồ sơ, tài liệu trên môi trường mạng, tạo sự thuận tiện cho người sử dụng, tiết kiệm chi phí hành chính và phù hợp với chủ trương tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lí điều hành của thành phố.

- Kỹ năng tổ chức đánh giá nội bộ, họp xem xét Lãnh đạo và thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa: Thư ký ISO giúp cho QMR lập Kế hoạch và chương trình đánh giá nội bộ, tham mưu về nguồn lực cho các cuộc đánh giá, hỗ trợ các đơn vị trực thuộc trong quá trình đánh giá nội bộ. Sau quá trình đánh giá nội bộ, Thư ký ISO là người có thể hỗ trợ các đơn vị trực thuộc xử lý sự không phù hợp, các điểm khuyến nghị phát sinh trong quá trình đánh giá. Điều này đòi hỏi Thư ký ISO phải nắm rõ toàn bộ hoạt động của tổ chức thực hiện ISO, các điều khoản của TCVN ISO 9001:2008.

- Lập kế hoạch duy trì và cải tiến HTQLCL: Cải tiến thường xuyên nhằm nâng cao chất lượng của dịch vụ hành chính công, tăng sự hài lòng của khách hàng là một trong những mục tiêu chính của việc áp dụng HTQLCL đối với các tổ chức hành chính. Để thực hiện được việc này, Thư ký ISO phải hiểu rõ mục tiêu của tổ chức, những ưu điểm và hạn chế hoặc các đặc trưng của tổ chức để tham mưu cho Lãnh đạo và QMR các hoạt động cải tiến chất lượng.

Với khối lượng công việc và những yêu cầu về năng lực, kĩ năng cần có đặt ra, có thể thấy Thư ký ISO là một vị trí có vai trò quan trọng trong tổ chức thực hiện áp dụng HTQLCL. Các tổ chức, đơn vị nên quan tâm hơn đến việc phân công nhiệm vụ và đào tạo, bồi dưỡng những kiến thức về HTQLCL nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của động của Thư kí ISO nói riêng và hiệu quả của cả hệ thống chất lượng nói chung, đem lại cho tổ chức, đơn vị những lợi ích thiết thực.

Tổng số điểm của bài viết là: 17 trong 4 đánh giá
Click để đánh giá bài viết
Comment addGửi bình luận của bạn
Mã chống spamThay mới

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn

 

ĐĂNG NHẬP THÀNH VIÊN

THĂM DÒ Ý KIẾN

Bạn quan tâm đến loại hình?

ISO 9000

ISO 14000

ISO 22000/HACCP

SA 8000

OHSAS 18000

KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU